Datenschutzerklärung

1. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Praktikal Education OÜ personenbezogene Daten im Zusammenhang mit folgenden Angeboten verarbeitet:

die öffentliche Praktikal-Website;
die Praktikal-Plattform für Lehrkräfte, Lernende, Schulmitarbeitende und Organisationsadministratoren;
konto-, authentifizierungs-, support-, abrechnungs- und sicherheitsbezogene Vorgänge im Zusammenhang mit diesen Diensten.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten nach Maßgabe des anwendbaren Datenschutzrechts.

2. Verantwortlicher und Rollenverständnis

Soweit nicht anders angegeben, ist Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen:

Praktikal Education OÜ
Sirbi 13, Tartu, Estland
Registernummer: 16229727
USt-IdNr.: EE102398843
E-Mail: info@praktikal.ee

Praktikal handelt insbesondere als Verantwortlicher für:

den Betrieb der öffentlichen Website;
die Bearbeitung von Kontakt- und Vertriebsanfragen;
den Lebenszyklus von Konten, Authentifizierung, Zugriffsverwaltung und Plattformsicherheit;
Kundenbeziehung, Support, Abrechnung und Compliance;
Serviceverbesserung und Plattformadministration.

Im Schul- und Unterrichtskontext legt die Kundenorganisation fest, warum und wie Lern- und Schülerdaten verarbeitet werden, und handelt als Verantwortlicher. Praktikal verarbeitet diese Daten nach den dokumentierten Weisungen der Organisation und handelt als Auftragsverarbeiter. Die Bedingungen für diese Verarbeitung sind in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt. Die Organisation bleibt für ihre eigenen bildungsbezogenen Datenschutzpflichten verantwortlich. Dazu gehören auch Entscheidungen über den Zugang von Eltern oder Sorgeberechtigten, Mitteilungen zu Bewertungen oder Fehlzeiten sowie sonstige gesetzlich vorgesehene schulische Benachrichtigungen, soweit diese durch die Schule erfolgen.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Je nachdem, wie Sie mit Praktikal interagieren, verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Website-Besucher und Interessenten: IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, besuchte Seiten, Referrer-Informationen, Spracheinstellungen und Kontaktdaten aus Anfragen.
Kontoinhaber und Organisationsnutzer: Name, E-Mail-Adresse, Authentifizierungskennungen, Organisations- und Rolleninformationen, Anmelde-Metadaten und Sicherheitsprotokolle.
Lehrkräfte und Content-Ersteller: Lektionen, Arbeitsblätter, Fragen, Kommentare, hochgeladene Materialien, Repository-Inhalte und zugehörige Kollaborationsdaten.
Lernende und Teilnehmende: Antworten, Ergebnisse, Bewertungen, Teilnahmeinformationen, Session-Token für anonyme Slideshow-Teilnahme und weitere bei der Plattformnutzung entstehende Aktivitätsdaten. Teilnehmende, die einer Sitzung ohne Konto beitreten, werden über ein vom System vergebenes Pseudonym identifiziert.
Aktivitäten in Live-Sitzungen: Audio- und Videoübertragungen, Chat-Nachrichten der Sitzung sowie während der Sitzung erstellte Whiteboard-Inhalte.
Support- und Servicekommunikation: Supportanfragen, Verlauf von Anfragen, Nachrichteninhalte und technische Kontexte, die Sie uns zur Fehlerbehebung bereitstellen.
Geschäfts- und Compliance-Daten: Abrechnungsdaten, buchhalterische Unterlagen, transaktionsbezogene Informationen und gesetzlich erforderliche Nachweise.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten sollen über Praktikal grundsätzlich nicht erhoben oder verarbeitet werden, es sei denn, dies ist für einen bestimmten Dienst ausdrücklich erforderlich und rechtlich zulässig. Bitte laden Sie solche Daten nicht in die Plattform hoch und geben Sie sie dort nicht ein, sofern Praktikal diesen Anwendungsfall nicht ausdrücklich vorsieht.

4. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Soweit Praktikal als Verantwortlicher handelt, stützen wir uns auf folgende Zwecke und Rechtsgrundlagen:

Zweck	Typische Daten	Rechtsgrundlage
Bereitstellung und Lokalisierung der Website	IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen, Spracheinstellung, technische Nutzungsdaten	Berechtigtes Interesse am sicheren und nutzerfreundlichen Betrieb der öffentlichen Website
Beantwortung von Kontakt- und Vertriebsanfragen	Name, E-Mail, Telefonnummer, Organisation, Nachrichteninhalt	Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen
Erstellung und Verwaltung von Konten, Authentifizierung und Zugriffen	Name, E-Mail, Authentifizierungskennungen, Rolle, Organisationskontext, Login- und Sicherheitsdaten	Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse an Zugriffskontrolle und Kontosicherheit
Bereitstellung der Plattform und von Lernprozessen, sofern das Konto nicht von einer Kundenorganisation verwaltet wird	Nutzergenerierte Inhalte, Lektionen, Arbeitsblätter, Antworten, Ergebnisse, Teilnahmeinformationen	Vertragserfüllung
Support und Plattformadministration	Supportverlauf, Nachrichteninhalte, Diagnosedaten, Kontokontext	Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse an Support, Fehlerbehebung und Servicekontinuität
Sicherheit, Missbrauchsprävention und Audit	Logs, IP-Adressen, Geräte-/Browserdaten, Authentifizierungsereignisse, Audit-Trails	Berechtigtes Interesse an Sicherheit, Betrugsprävention und Systemintegrität
Abrechnung, Buchhaltung und rechtliche Pflichten	Abrechnungsdaten, Transaktionsdaten, Buchhaltungsunterlagen	Vertragserfüllung und gesetzliche Verpflichtung
Messung der Nutzung von Website und Plattform	Pseudonyme Kontokennung, Rolle und Kontoart, Seiten- und Ereignisdaten, aus der IP-Adresse abgeleiteter ungefährer Standort, Geräte- und Browserdaten, Messwerte zur Seitenperformance	Berechtigtes Interesse an der Analyse der Nutzung, der Verbesserung des Dienstes und der Diagnose von Performanceproblemen
Optionale Cookies oder künftige optionale Kommunikationsfunktionen	Einwilligungsbasierte Kennungen oder Präferenzen	Einwilligung, soweit gesetzlich erforderlich

Soweit eine Kundenorganisation Lerninhalte, Antworten, Ergebnisse, Bewertungen, Kommentare oder Teilnahmeinformationen kontrolliert, legt diese Organisation die Rechtsgrundlage der Verarbeitung fest und informiert die betroffenen Personen. Praktikal verarbeitet diese Daten ausschließlich nach den dokumentierten Weisungen der Organisation zu den im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegten Bedingungen, soweit diese Bedingungen vereinbart wurden.

Wir nutzen personenbezogene Daten derzeit nicht für automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung.

5. Cookies, Analytik und ähnliche Technologien

Die öffentliche Website und die Plattform verwenden technische Speicherungen und ähnliche Technologien, um die Dienste bereitzustellen. Zum Stand dieser Datenschutzerklärung umfasst dies insbesondere:

Erforderliche Funktionalität: Speicherung von Spracheinstellungen und technische Kennungen, die für den Betrieb der Website oder Plattform notwendig sind;
Sitzungs- und Zugriffsverwaltung der Plattform: Authentifizierungs- und sitzungsbezogene Kennungen für Login, Kontokontext oder anonyme Teilnahme an Slideshows;
Nutzungsanalyse: datenschutzfreundliche Reichweitenmessung über Umami auf der öffentlichen Website und in der Plattform.

Umami wird auf eigener Infrastruktur von Praktikal betrieben, sodass keine Analysedaten an einen externen Analyseanbieter weitergegeben werden. Es setzt keine Cookies ein und verfolgt Besucherinnen und Besucher nicht über andere Websites hinweg. IP-Adressen werden ausschließlich zur Ableitung eines ungefähren Standorts und einer Sitzungskennung verwendet und nicht gespeichert.

Wenn Sie als Lehrkraft, Schulpersonal oder Organisationsadministrator angemeldet sind, wird die Messung mit dem systemseitig vergebenen Pseudonym Ihres Kontos sowie Ihrer Rolle und Kontoart verknüpft, damit wiederkehrende von neuer Nutzung unterschieden werden kann. Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse werden niemals an das Analysesystem übermittelt. Die Teilnahme von Schülerinnen und Schülern wird ohne Kontokennung gemessen.

Da diese Messung keine Cookies verwendet und nichts auf Ihrem Gerät speichert, ist dafür keine Cookie-Einwilligung erforderlich. Soweit die Messung mit dem Pseudonym Ihres Kontos verknüpft ist, handelt es sich um personenbezogene Daten, und wir stützen uns auf unser berechtigtes Interesse an der Analyse der Nutzung und der Verbesserung des Dienstes, wie in Abschnitt 4 dargestellt. Sie können dieser Verarbeitung wie in Abschnitt 9 beschrieben widersprechen. Wir verwenden die Analyse nicht für Werbung oder Profilbildung und führen sie nicht mit Daten aus anderen Quellen zusammen.

Falls Praktikal künftig optionale Analyse- oder Marketing-Cookies einführt, werden wir diese Datenschutzerklärung aktualisieren und, soweit erforderlich, vorher eine Einwilligung einholen.

6. Empfänger, Auftragsverarbeiter und internationale Übermittlungen

Wir geben personenbezogene Daten nur auf Need-to-know-Basis und nur bei vorliegender Rechtsgrundlage weiter. Empfänger können insbesondere sein:

Dienstleister für Hosting, Speicherung, Infrastruktur, Sicherheit, Analytik und Support;
Infrastruktur-Dienstleister, darunter IONOS mit Rechenzentrumsbetrieb und Objektspeicherung in Frankfurt und Berlin;
E-Mail-Dienstleister, darunter Postmark für den Versand von Nachrichten aus dem Website-Kontaktformular, sowie Novu für Plattformbenachrichtigungen;
Anbieter maschineller Übersetzungen, derzeit DeepL, wenn ein Nutzer die Übersetzung verfasster Texte anfordert;
KI-Anbieter, derzeit Anthropic und OpenAI, sofern KI-Funktionen für Ihr Konto aktiviert sind — siehe Abschnitt 6a;
Identitäts- und Zugriffsbausteine, einschließlich Keycloak-basierter Authentifizierungskomponenten;
Zahlungsdienstleister, darunter Stripe für die Abwicklung von Plattformzahlungen;
Schulen, Lehrkräfte, Organisationsadministratoren und andere berechtigte Nutzer, soweit dies dem Berechtigungskonzept oder der Konfiguration des Dienstes entspricht;
Prüfer, Berater und Behörden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Unser zentrales Hosting erfolgt derzeit innerhalb der EU bzw. des EWR. Einzelne Dienstleister können Daten dennoch außerhalb dieser Regionen verarbeiten oder Fernzugriff von außerhalb ermöglichen. In diesen Fällen stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder einen anderen zulässigen Übermittlungsmechanismus.

Die eingesetzten Dienstleister können sich im Laufe der Weiterentwicklung des Dienstes ändern. Die aktuelle Liste für Verarbeitungen im Auftrag von Kundenorganisationen finden Sie auf unserer Seite Unterauftragsverarbeiter. Diese Liste ist auf Verarbeitungen beschränkt, die dem Auftragsverarbeitungsvertrag unterliegen. Die Dienstleister für Praktikals eigene Verarbeitungen als Verantwortlicher sind in dieser Datenschutzerklärung beschrieben. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte unter info@praktikal.ee.

6a. KI-gestützte Funktionen

Praktikal bietet KI-gestützte Funktionen an, darunter Unterstützung bei der Erstellung von Inhalten sowie die Auswertung von Lernmaterialien und Ergebnissen. Diese Funktionen sind optional und werden für Ihr Konto oder Ihre Organisation aktiviert, bevor Daten an einen KI-Anbieter übermittelt werden.

Was übermittelt wird. Bei Nutzung der KI-Funktionen werden die bearbeiteten Inhalte an einen KI-Anbieter übermittelt, damit dieser eine Antwort erzeugen kann. Enthalten diese Inhalte Antworten oder Ergebnisse von Lernenden, werden die Teilnehmenden über ein vom System vergebenes Pseudonym und nicht über ihren Namen identifiziert; Kontonamen werden nicht übermittelt. Der Antworttext wird so übermittelt, wie die lernende Person ihn verfasst hat, und kann daher identifizierende Angaben enthalten, sofern sie darin enthalten sind.

Wo verarbeitet wird. Die KI-Verarbeitung über die Zugangsdaten von Praktikal erfolgt derzeit bei Anthropic und OpenAI, die Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten können. In diesen Fällen stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder einen anderen zulässigen Übermittlungsmechanismus. Wir verlagern diese Verarbeitung zu Anbietern innerhalb der Europäischen Union und aktualisieren diese Erklärung, sobald die Umstellung abgeschlossen ist.

Ihr eigener KI-Anbieter. Sie können stattdessen Ihre eigenen Zugangsdaten eines KI-Anbieters verwenden oder eine externe KI-Anwendung über das Model Context Protocol mit der Plattform verbinden. In diesem Fall werden die über diese Verbindung abgerufenen Daten an den von Ihnen gewählten Anbieter übermittelt, auf Grundlage Ihrer Vereinbarung mit diesem Anbieter, und können je nach Anbieter außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Praktikal hat auf die Verarbeitung durch diesen Anbieter keinen Einfluss.

Entscheidungen über Lernende. Die KI-Funktionen treffen keine automatisierten Entscheidungen über Lernende. Bezieht sich eine KI-Ausgabe auf die Bewertung, ist sie ein Vorschlag, den die Lehrkraft annehmen, ändern oder ablehnen kann.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck, für Sicherheits- und Kontinuitätsanforderungen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Die konkrete Speicherdauer hängt von der Datenkategorie, dem Nutzungskontext des Dienstes, Kundeneinstellungen, gesetzlichen Pflichten und betrieblichen Erfordernissen ab. Das bedeutet insbesondere:

Website-Anfragen: für die Dauer der Bearbeitung und eine begrenzte Nachverfolgung;
Technische und Sicherheitsprotokolle: für begrenzte Zeiträume zu Sicherheits-, Missbrauchspräventions-, Diagnose- und Verbesserungszwecken;
Konto- und Profildaten: für die Dauer des Kontos und, soweit erforderlich, noch für einen begrenzten Zeitraum danach, etwa für Wiederherstellung, Sicherheitszwecke, Streitigkeiten oder rechtliche Pflichten;
Lerninhalte, Antworten, Ergebnisse und Bewertungen: für die Dauer der Bildungsbeziehung sowie entsprechend den Einstellungen und Weisungen der Kundenorganisation oder Schule;
Abrechnungs- und Compliance-Daten: für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen;
Backups: für die Dauer des jeweiligen Backup-Rotationszyklus.

Die konkrete Speicherdauer kann je nach Kundeneinrichtung, Incident Handling und gesetzlichen Anforderungen variieren.

8. Sicherheit und Vertraulichkeit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, die darauf ausgelegt sind, personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung, Missbrauch und unrechtmäßiger Offenlegung zu schützen. Dazu gehören unter anderem Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Logging, Trennung von Umgebungen und sicherheitsorientierte Betriebsprozesse.

Kein internetbasiertes System ist vollkommen risikofrei. Wir arbeiten jedoch daran, sowohl die Plattform als auch die öffentliche Website angemessen gegen typische Risiken abzusichern.

9. Ihre Rechte

Vorbehaltlich des anwendbaren Rechts können Sie insbesondere folgende Rechte haben:

Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen;
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen;
Löschung Ihrer Daten in bestimmten Fällen zu verlangen;
Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen;
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen einzulegen;
bestimmte Daten in einem portablen Format zu erhalten;
eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen;
sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Wenn Ihr Anliegen die schul- oder organisationsspezifische Nutzung der Plattform betrifft, ist es häufig sinnvoll, zunächst die zuständige Schule, die Lehrkraft oder die Organisation zu kontaktieren. Sie können sich aber jederzeit auch an Praktikal wenden: info@praktikal.ee.

Sie können sich an die estnische Datenschutzaufsicht (Andmekaitse Inspektsioon, AKI) oder – soweit anwendbar – an Ihre örtlich zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

10. Schulische Nutzung, Änderungen und Kontakt

Praktikal wird auch im schulischen Umfeld eingesetzt. Soweit Schulen oder Lehrkräfte festlegen, wie Schülerdaten im Unterricht verwendet werden, sind sie für ihre eigenen Informationspflichten, Rechtsgrundlagen und gegebenenfalls elternbezogenen Anforderungen verantwortlich.

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um rechtliche, technische oder produktbezogene Änderungen abzubilden. In diesem Fall veröffentlichen wir die aktualisierte Fassung auf dieser Seite und passen das oben genannte Datum entsprechend an.

Für Datenschutzanfragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns:

E-Mail: info@praktikal.ee
Postanschrift: Praktikal Education OÜ, Sirbi 13, Tartu, Estland